مراحل راه اندازی VoIP

با معرفی تکنولوژی‌های جدید و پیشرفت تماس‌های تحت VoIP در سال‌های گذشته، الان زمان مناسبی برای تغییر سیستم‌های تلفنی سنتی و راه اندازی VoIP به نظر می‌رسد.مراحل راه اندازی VoIP هزینه برابر و حتی کمتر از راه اندازی یک سیستم تلفنی سنتی دارد، در حالی که از نظر امکانات و قابلیت گسترش قابل مقایسه با مراکز تلفن قدیمی نیست.

اگر قصد تصمیم‌گیری برای آشنایی با مراحل راه اندازی VoIP را دارید، هفت مرحله زیر می‌تواند به شما کمک کند:

1- تعداد کاربران سیستم تلفنی خود را محاسبه کنید

اولین مرحله برای راه اندازی VoIP در شرکت شما، محاسبه‌ی تعداد دقیق کاربران است. دانستن تعداد دقیق کاربران سیستم VoIP شما در همه تصمیم گیری‌های پروسه راه اندازی VoIP به شما کمک شایانی می‌کند. این عدد به شما در تصمیم‌گیری برای تعداد خطوط تلفن مورد نیاز، تعداد داخلی مورد‌ نیاز و انتخاب مهم‌ترین امکانات مورد نیاز نگاه روشن تری می‌دهد. اگر قصد استفاده از امکانات اینترنتی سیستم‌های VoIP را نیز دارید، تعداد کاربران اینترنتی شما مشخص می‌‌کند که آیا سرعت و پهنای باند اینترنت موجود در شرکت شما کافی است یا نیاز به ارتقا دارد.

2- بررسی کنید که شبکه کامپیوتر فعلی برای راه اندازی VoIP مناسب است یا نیاز به ارتقا دارد

بعد از اینکه تعداد کاربران را مشخص کردید نوبت به تست کردن شبکه کامپیوتر شرکت می‌رسد. باید پاسخ این سوالات را بدهید:

• آیا زیرساخت کافی برای تعداد کاربری که در نظر گرفته‌اید موجود است؟
• چه تعداد کابل شبکه دارید؟
• آیا در شبکه کامپیوتری فعلی از سوییچ استفاده می‌کنید؟
• سوییچ موجود قابلیت PoE دارد؟
• سوییچ پورت خالی دارد؟
• تعداد تلفن‌هایی که قصد دارید برای سیستم VoIP تهیه کنید با تعداد کامپیوترها برابر است یا خیر؟
• در صورت تمایل به استفاده از خدمات اینترنتی، آیا سرعت و پهنای باند اینترنت موجود مناسب است یا خیر؟

پیدا کردن پاسخ این سوالات در جلوگیری از دردسرهای بعدی بسیار مفید است. اگر بعد از آغاز پروسه راه اندازی VoIP تازه به این نتیجه برسید که شبکه موجود توانایی پاسخ‌گویی به نیازهای شما را ندارد، زمان زیادی از دست خواهید داد و هزینه راه اندازی سیستم از آنچه فکر می‌کردید بیشتر خواهد شد.

برای راحت تر پاسخ دادن به این سوالات به مقاله آموزش ویپ مراجعه کنید.

3- بودجه خود برای راه اندازی VoIP را مشخص کنید

سیستم‌های ویپ امکانات و ویژگی‌های بیشماری دارند و گیج شدن در مواجهه با این حجم از امکانات طبیعی است. به همین دلیل بعد از مشخص شدن تعداد کاربران و وضعیت شبکه، حالا وقت آن رسیده تا بودجه را که قصد دارید صرف راه اندازی سیستم تلفنی جدید بکنید، مشخص کنید. عددی که در نظر می‌گیرید به شما کمک می‌کند تا با نگاهی روشن‌تر امکاناتی را که برایتان مهم تر است، در اولویت قرار دهید و در نهایت سیستمی مفید تر و با بیشترین کارایی داشته باشید. در حال حاضر برای راه اندازی یک سیستم VoIP با امکانات استاندارد (تلفن گویا، ضبط تماس، گزارش تماس‌ها، تعداد داخلی محدود) بدون در نظر گرفتن تجهیزات باید مبلغی نزدیک به یک میلیون تومان در نظر بگیرید.

4- مشخص کنید چه امکاناتی بیشترین اهمیت را برای شما دارند

امکانات بسیار گسترده‌ای در سیستم‌های VoIP وجود دارد، مثل سیستم پاسخ خودکار به تماس، قوانین تماس، تماس‌های کنفرانسی، خدمات مربوط به تلفن همراه و غیره. در این مرحله شما باید مشخص کنید که به طور خاص کدامیک از این ویژگی‌ها برای شما بالاترین درجه اهمیت را دارند. برای مثال ممکن است شما یک سیستم ویپ بسیار ساده نیاز داشته باشید و شرایط به گونه‌ای باشد که اکثر کارمندان شما بخش زیادی از وقت خود را خارج از شرکت سپری کنند، در این صورت باید اینترنت خود را تقویت کرده و تمرکز را بر خدمات تلفن همراه این سیستم بگذارید. یا ممکن است سیستم تلفن شما متشکل از 10 یا تعداد بیشتر خط تلفن باشد و امکان دارد در این شرایط، مسیردهی درست و تعریف قوانین صحیح و منظم برای تماس‌ها بالاترین اولویت شما باشد.

برای روشن تر شدن تصمیم گیری می‌توانید به این شکل عمل کنید:

• دلیل اصلی خود برای شروع به مراحل راه اندازی VoIP را بنویسید.
  نظیر ضبط مکالمات، گزارش‌گیری شفاف، راه اندازی CRM، تماس کنفرانسی، تعریف داخلی رو موبایل یا …
• تحقیق کوتاهی در رابطه با امکانات و ویژگی‌های سیستم ویپ بکنید و ببینید چه ویژگی به صورت دقیق پاسخگوی نیاز شما خواهد بود. (می‌توانید در صورت تمایل برای مشاوره با ما تماس بگیرید.)
• دو لیست مجزا تهیه کنید:
  1. لیستی از امکاناتی که حتما به آن نیاز دارید.
  2. لیستی از امکاناتی که دوست دارید داشته باشید، اما اهمیت کمتری دارند.

وقتی که زمان برای شروع مراحل راه اندازی VoIP برسد، دو لیستی که ساخته اید، فرآیند مذاکره شما با شرکت ارائه دهنده خدمات را بسیار ساده و کاراتر می‌کند.

5- انتخاب شرکت ارائه دهنده خدمات

حال زمان آن رسیده است تا شرکت شروع به مراحل راه اندازی VoIP خود نماید. قبل از تصمیم‌گیری بار دیگر از تعداد کاربران، بودجه و امکانات مورد نظر خود اطمینان حاصل کنید.در این مرحله با مقایسه شرکت‌های مختلف باید شرکتی را پیدا کنید که:

• توانایی ارایه خدمات و امکانات مورد نظر شما را داشته باشد.
• مطابق نیازهای شما کارایی داشته باشد:
  برای مثال ممکن است شرکت مورد نظر شما نرم‌افزاری شخصی سازی شده داشته باشد، اما این نرم‌افزار به دلیل نداشتن کیفیت، تماس‌های شما را مدام قطع نماید. در نظز داشته باشید این نرم‌افزار ها به سادگی با نرم‌افزارهای رایگان معتبر قابل جایگزینی هستند.
• با بودجه شما سازگار باشد:
  برخی از شرکت‌ها قابلیت همسو شدن با بودجه شما را دارند و توانایی ارایه سناریوهای مختلف با هزینه‌های مختلف دارند، برای مثال برای کمینه شدن هزینه می‌توانید از شرکت راه اندازی VoIP خود بخواهید تا تجهیزات دست دوم به شما ارایه دهد.
• سیستمی که به شما ارایه می‌دهد، ساده، قابل فهم و به سادگی قابل استفاده باشد.
• پشتیبانی پس از فروش قدرتمندی داشته باشد:
  مراحل راه اندازی VoIP به دلیل تفاوت مراکز مخابراتی مختلف می‌تواند دچار مشکلاتی جزئی پس از نصب می گردد، این مشکلات با اینکه خیلی تاثیرگذار نیستند اما در بلند مدت می‌توانند حسابی اعصاب شما و مشتریانتان را به هم بریزند، اهمیت پشتیبانی در سیستم‌های VoIP نسبت به دیگر مراکز تلفن بسیار بیشتر است، لذا توصیه می‌کنیم شرکتی را انتخاب کنید که در وهله اول پرسنل خوش برخورد و با حوصله و در وهله دوم متخصص داشته باشد.

6- خرید تجهیزات مورد نیاز

بعد از انتخاب شرکت طرف قرارداد زمان خرید تجهیزات فرا می‌رسد. بسیاری از شرکت‌های ارایه خدمات راه اندازی VoIP تجهیزات مورد نیاز شما را نیز ارایه می‌دهند. در این مرحله بعد از مشخص شدن سناریو مد نظر شما، تجهیزات مورد نیاز راه اندازی سیستم مشخص شده اند. ممکن است تصمیم گرفته باشید برای تمامی کاربران یا بخشی از آن‌ها تلفن خریداری کنید، تعدادی از کاربران برای استفاده از این سیستم با کامپیوتر خود نیاز به هدست داشته باشند، یا شاید قصد داشته باشید با اتصال سانترال موجود در شرکت خود به سیستم ویپ از تجهیزاتی که قبلا خریداری کرده اید استفاده کنید و در این صورت فقط نیاز به خرید گیت‌وی دارید.

در هر صورت، برای بهترین تجربه VoIP به شما توصیه می‌کنیم تا جایی که برایتان مقدور است از سیپ‌فون استفاده کنید. اگر احساس می‌کنید قیمت تجهیزات شرکت راه اندازی VoIP شما بالاتر از قیمت‌های بازار است، می‌توانید تجهیزات را خودتان به صورت مستقل تهیه نمایید، اما پیش از این کار، حتما لیست تجهیزات مورد نیاز خود را از شرکت راه انداز دریافت کنید تا متحمل هزینه خرید اشتباه نشوید.

7- راه اندازی VoIP و انجام کانفیگ‌های مربوطه

بعد از خرید تجهیزات و قرارگیری آن‌ها در جایگاه‌های مربوطه، حال نوبت به راه اندازی VoIP و طراحی امکانات مدنظر شما می‌رسد. در این مرحله نیاز به اقدام خاصب از سمت شما نیست و نکته ای که باید توجه زیادی به آن بکنید، تمرکز بر روی یادگیری است. حتما از شرکت راه انداز بخواهید، تا جایی که امکان دارد به صورت شفاف، نحوه کارکدن با بخش های مختلف سیستم VoIP را به شما آموزش دهند. اگر برایتان مقدور است، یادداشت بردارید. حتما نام کاربری و رمز عبور دستگاه‌های مختلف و پنل‌های نرم‌افزاری خود را دریافت و یادداشت کنید.

در پایان با ابراز امیدواری از مفید بودن این مقاله، هفت مرحله راه اندازی ویپ را یکبار دیگر به صورت خلاصه مرور می کنیم:

1. تعداد کاربران سیستم تلفنی خود را محاسبه کنید.

2. بررسی کنید که شبکه کامپیوتر فعلی برای راه اندازی VoIP مناسب است یا نیاز به ارتقا دارد.

3. بودجه خود برای راه اندازی VoIP را مشخص کنید.

4. مشخص کنید چه امکاناتی بیشترین اهمیت را برای شما دارند.

5. انتخاب شرکت ارائه دهنده خدمات

6. خرید تجهیزات مورد نیاز

7. راه اندازی VoIP و انجام کانفیگ‌های مربوطه

مطالبی که می تواند برای شما نسبت به ویپ مفید باشد:
مزایای ویپ
تجهیزات ویپ
آموزش ویپ