امکانات ویپ برای کسب و کارهای کوچک
سرویس های ویپ شامل امکانات متفاوتی می شوند که گاهی اوقات در کسب و کارهای کوچک مغفول مانده و استفاده نمی شوند. با مطالعه متن زیر متوجه خواهید شد که آیا در حال استفاده از امکانات مورد نیاز خود هستید یا برخی از امکانات مفید سیستم تلفنی خود را نمی شناسید. در حال حاضر شرکت های بسیاری در حال تغییر سیستم تلفنی سنتی خود به ویپ هستند، اما با این حال با تغییر به ویپ از اکثر امکانات سیستم تلفنی خود استفاده نمی کنند. در زیر به برخی از مهم ترین این امکانات اشاره خواهیم کرد:
امکانات ویپ
-
ضبط مکالمات
یکی از مهم ترین امکانات ویپ ضبط مکالمات است. این ویژگی کاملا قابل برنامه ریزی است. می توانید تمامی تماس های ورودی را ضبط کنید یا ضبط تماس را فقط برای بخش های مشخص فعال نموده یا حتی آن را محدود به یک داخلی کنید. در صورت عدم فعال کردن این ویژگی در صورتی که در میان تماس احساس نیاز به ضبط مکالمه خود داشته باشید نیز می توانید از طریق وارد کردن کد دستوری مکالمه خود را ضبط کنید.
-
اپراتور گویا
از دیگر امکانات مهم سیستم تلفنی ویپ دارا بودن اپراتور گویا بدون محدودیت کانال (تعداد تماس گیرندگان همزمان) است. اپراتور گویا به کسب و کار شما رنگ و بوی حرفه ای می دهد. این ویژگی در سیستم ویپ به صورت رایگان وجود دارد، در صورتی که در سانترال برای اپراتور گویا و تعداد کانال های آن باید هزینه بپردازید. امکانات زیادی برای اپراتور گویا در سیستم های ویپ نیز در نظر گرفته شده است. برای اطلاعات بیشتر به مطلب اپراتور گویا در سیستم های ویپ رجوع کنید.
-
مسیردهی تماس: دنبالم کن (Follow me)
مسیردهی تماس به سبک دنبالم کن به شما این امکان را می دهد که برای یک تماس تا قبل از قطع شدن مقصد مختلف انتخاب کنید. برای مثال فرض کنید داخلی 101، مختص شما است. در این مسیردهی مشخص می کند بعد از 3 بار زنگ خوردن گوشی تلفن رومیزی، تلفن همراه شما که داخلی بر روی آن تعریف شده است شروع به زنگ خوردن خواهد کرد، و بعد از 3 زنگ همزمان تلفن رومیزی و گوشی موبایل تلفن موجود در منزل شما نیز زنگ می خورد یا داخلی دیگری از شرکت نیز شروع به زنگ خوردن می کند. این امکان برای سازمان هایی که افراد معمولا در یکجا مستقر نیستند می تواند بسیار مفید باشد.
-
موسیقی هلد
معمولا در زمان تماس مشتری با شما در لحظات و دقایقی نیاز است تا تماس گیرنده را در حالت هلد قرار دهید. بهتر است مشتری شما به جای اینکه به موسیقی های خسته کننده آسانسوری گوش دهد یا حتی در حالت بدتر با سکوت مواجه شود، موسیقی های مد نظر شما برای زمان هلد انتخاب شوند و به صورت رندوم برای مخاطب پخش شوند.
-
گزارش تماس
از دیگر امکانات ویپ که به صورت رایگان و پیش فرض در این سیستم وجود دارد امکان گزارش گیری کامل از تماس ها است. سیستم گزارش گیری به تفکیک داخلی تمامی اطلاعات مربوط به تماس مثل، زمان تماس، شماره تماس گیرنده، مدت مکالمه و … را در اختیار شما قرار می دهد.
-
ابزار نظارتی
شما به عنوان مدیر یک مجموعه یا به عنوان مسئول یک بخش می توانید به تماس های کارمندان خود نظارت کنید. برای این موضوع دو امکان وجود دارد، ویژگی “بارژ” به شما این امکان را می دهد تا به مکالمه مشتری و کارمند بدون اینکه صدای شما را بشنوند گوش دهید. ویژگی “ویسپر” به شما این امکان را می دهد تا به مکالمه گوش دهید و نکاتی را به کارمند خود گوشزد کنید، در این حالت مشتری صدای شما را نمی شنود.
-
کنفرانس
اکثر افراد از این قابلیت سیستم های ویپ مطلع هستند اما به صورت کامل از امکانات مربوط به آن نفع نمی برند. می توانید تمامی کارمندان را به کنفرانس پیج کنید، فقط به افراد خاصی اجازه صحبت بدهید؛ برای کارمندان گزینه اجازه گرفتن (Raise hand) را فعال کنید تا در صورت لزوم بتوانید اجازه صحبت به ایشان بدهید. تماس های کنفرانسی می توانند شلوغ و پر هرج و مرج شوند، اما ابزارهای کنترلی سیستم ویپ کمک به برگزاری تماس های کنفرانسی پویا می کند.
-
مزاحم نشوید
این ویژگی سیستم ویپ عملکردی منطبق با نامش دارد: کسی مزاحم شما نخواهد شد. با فعال کردن این ویژگی روی تلفن تا زمانی که آن را غیر فعال نکنید تماس های دریافتی شما قطع می شوند. این ویژگی در شرایط مختلف مخصوصا در زمانی که در جلسه حضور دارید یا میهمان دارید بسیار کارآمد است. همچنین این امکان وجود دارد تا با برنامه ریزی از قبل وقتی تلفن خود را در این حالت قرار می دهید، تماس به سمت صندوق پیامگیر صوتی یا داخلی دیگر هدایت شود.