راهنمایی ساده برای آشنایی با تلفنهای ویپ (تلفن ویپ یا سیپ فون)
در هنگام تغییر سیستم تلفنی به ویپ، شاید برخی از کارمندان شما نیاز به آموزشی کوتاه در رابطه با طریقه استفاده صحیح و موثر از تلفن ویپ (سیپ فون) داشته باشند. در این مطلب، موضوعات مقدماتی مربوط به تلفنهای ویپ، تفاوت آنها با تلفنهای دیگر و دلایل برتری آنها را ذکر می‌کنیم.
در این مطلب سعی داریم به این سوالات پاسخ دهیم:
سیپ فون چیست؟
تفاوتسیپ فون با تلفنهای دیگر در چیست؟
چرا سیپ فون‌ها برتر هستند؟
کجا می‌توان ازسیپ فون استفاده نمود؟
با استفاده ازسیپ فون چه چیزهایی تغییر می‌کند؟
و …
قبل از اینکه تلفنهای ویپ تان به شرکت برسند، این مطلب را با همکاران خود به اشتراک بگذارید، تا بهتر بدانند چه چیزی در راه است و تغییر پیش رو را با اعتماد به نفس بالا مدیریت کنند.
تلفن ویپ چیست؟
ویپ (VoIP)، انتقال صدا بر بستر آی پی، تکنولوژی است که به شما این امکان را می‌دهد تا در شبکه کامپیوتری خود و یا از طریق اینترنت تماس برقرار کنید. تلفنهای ویپ که به نام‌های آی پی فون و سیپ فون شناخته می‌شوند، تلفن‌هایی فیزیکی هستند که می‌توان در سیستم ویپ از آنها استفاده کرد. اگر تا به حال به شرکت‌های مختلف رفته باشید، حتما تلفن ویپ دیده‌اید، بدون اینکه متوجه شوید این تلفن‌ها با تلفن های معمولی متفاوت اند.
تلفن ویپ از طریق کابل شبکه و یا وای فای به شبکه کامپیوتری شما و اینترنت متصل می‌شوند.
تلفنهای ویپ شامل تلفنهای رومیزی، تلفنهای بیسیم و تلفنهای کنفرانس می‌شوند که از لحاظ ظاهری اکثرا شبیه به دیگر تلفنهای اداری هستند، اما برای برقراری تماس از تکنولوژی‌های جدیدتری استفاده می‌کنند.
برای توضیح بهتر تفاوت تلفن ویپ با تلفنهای آنالوگ و دیجیتال باید به سوال زیر پاسخ دهیم.
تفاوت تلفنهای ویپ با تلفنهای دیگر در چیست؟
بعد از تصمیم به تغییر سیستم تلفنی و استفاده از سیستم تلفنی ویپ (VoIP)، تلفنهای معمولی سازگاری کافی با این سیستم ندارند و در اکثر مواقع این نیاز احساس می‌شود که باید تلفنهای قدیمی را با تلفن ویپ های جدید جایگزین کرد. از لحاظ ظاهری تلفنهای آنالوگ و تلفن ویپ ها برای افراد معمولی غیر قابل تمایز هستند و از نظر نوع استفاده هیچ تفاوتی ندارند.
از منظر کاربر، تلفن ویپ دقیقا مثل تلفن آنالوگ کار می‌کند.
پس تفاوت سیپ فون ها با دیگر دستگاه‌ها در چیست؟ تفاوت در بستر انتقال صوت و اطلاعات است.
تلفن ویپ داده های مربوط به صدا را بر بستر شبکه و اینترنت انتقال می‌دهد و در شبکه نیز آنها را دریافت می‌کند، در صورتی که تلفن آنالوگ محدود به خطوط مسی است. این اتصال به شبکه و دارا بودن پورت اترنت، به این تلفن‌ها امکان می‌دهد تا به اینترنت دسترسی داشته باشند و همینطور اطلاعات مربوط به تماس‌ها را به راحتی به کامپیوتر انتقال دهند و فرآیندهایی همچون ضبط مکالمات و گزارش گیری از تماس‌ها را آسان می‌کنند.
چرا تلفنهای ویپ برتر هستند؟
خرید و تقاضای تلفن ویپ روز به روز رو به افزایش است. مزایای این گوشی‌ها شفاف و قابل‌اندازه‌گیری است.
انتخاب تلفن ویپ می‌تواند به یکی از دلایل زیر باشد:
حس و ظاهر متفاوتی ندارد:
تفاوت در روش کارکردن این تلفن‌ها است و ظاهر تفاوتی ندارد. تلفن ویپ ها از لحاظ ظاهری تقریبا هیچ تفاوتی با تلفن آنالوگ ندارند. از لحاظ میزان اشغال فضا روی میز نیز، با اینکه جدید تر هستند و امکانات بیشتری دارند، تفاوت چندانی ندارند. این تلفن‌ها از نظر عملکرد و قرارگیری دکمه‌ها شباهت بسیاری به تلفنهای سانترالی دارند و در صورت آشنایی و استفاده‌ی قبلی از تلفنهای سانترالی هیچ تفاوتی در کارکردن با این تلفن‌ها احساس نخواهید کرد.
لذا تلفن ویپ تفاوت چندانی با تلفن معمولی ندارد و نیازی به آموزش پرسنل نیست.
کنترل هزینه:
اگر تجارتی به دنبال به‌روز رسانی سیستم تلفن خود باشد و نگاهی به کنترل هزینه ها در بلند مدت نیز داشته باشد، استفاده از تلفن ویپ می تواند بهترین راهکار باشد. تلفن ویپ ها می‌توانند از طریق اینترنت اقدام به برقراری تماس نمایند و تماس‌های داخلی همگی رایگان می‌شوند، و همچنین در صورت تعریف داخلی روی گوشی موبایل، امکان تماس رایگان با همکاران حتی زمانی که در شرکت نیستند نیز امکان پذیر می‌گردد. به علاوه برای راه اندازی این سیستم نیازی به سیم کشی جداگانه برای تلفن نیست و یک کابل کشی شبکه هم برای شبکه کامپیوتر هم سیستم تلفنی کفایت می‌کند.
پس تلفنهای ویپ از همان شبکه کامپیوتر استفاده می‌کنند و نیاز به سیم کشی و دستگاه‌های مجزا ندارند.
تماس‌های همزمان:
این تلفن‌ها مانند تلفنهای سانترال امکان برقراری تماس همزمان، هلد کردن تماس و همینطور برقراری تماس‌های کنفرانسی را نیز دارند، همچنین تعداد افراد در مکالمات کنفرانسی این تلفن‌ها مانند تلفنهای سانترالی پاناسونیک محدود نیست و ظزفیت کنفراس را تعداد خطوط تلفن شما و داخلی‌هایتان مشخص می‌کند.
کجا می‌توان از تلفن ویپ شخصی استفاده نمود؟
یکی از ویژگی‌های کلیدی این تلفن‌ها این است که مکان قرارگیریشان اهمیتی ندارند.
برای مثال در سیستم سانترال، داخلی ها به صورت فیزیکی از طریق سیم تلفن مشخص می‌شوند. در واقع شما هر تلفنی را به سوکت مربوط به خودتان وصل کنید، آن تلفن داخلی شما را به خود اختصاص می‌دهد. در تلفن ویپ ها اما تعریف داخلی به صورت نرم افزاری انجام می‌شود. برای مثال اگر داخلی تعریف شده برای تلفن شما 101 باشد، این تلفن را هرجای شرکت به شبکه متصل کنید داخلی همان 101 خواهد بود و تغییر نخواهد کرد. حال اگر شرکت شما، امکان اتصال به شبکه کامپیوتری از خارج شرکت را نیز فراهم کند، حتی در منزل می توانید از تلفن ویپ خود با داخلی مختص خودتان استفاده کنید.
تلفن ویپ ها مستقل از مکان هستند، که جابه‌جایی و کار کردن از راه دور را در شرکت آسان تر می‌کنند.
این جنبه‌ی این تلفن‌ها کار از راه دور را بسیار آسان تر می‌کند، برای مثال می‌توان 2 تلفن تهیه نمود، یکی برای منزل و دیگری برای دفتر کار، و برای هر دو تلفن یک داخلی تعریف کرد. در هنگام تماس با این داخلی هر دو تلفن همزمان زنگ می‌خورند و فرد مورد نظر با توجه به مکانش در لحظه‌ی تماس می‌تواند آن را از طریق یکی از تلفن‌ها پاسخ دهد.
با استفاده از این تلفن‌ها چه چیزهایی تغییر می‌کند؟
خوشبختانه به دلیل شباهت این تلفن‌ها به تلفنهای اداری دیگر کاربران نیازی به یادگیری دوباره کاربری آنها را ندارند. تلفن ویپ تلفن استاندارد اداری جدید شماست، که تمامی امکاناتی که بهشان عادت دارید را به همراه امکانات دیگر در خود دارد. در صورت برخورد با مشکل در استفاده از آی پی فون، دیگر نیازی نیست تا منتظر تکنسین تلفن بمانید، سیستم تلفنی ویپ به دلیل حضور در شبکه کامپیوتر، از راه دور و از طریق ارتباط اینترنتی قابل نظارت، عیب یابی و تعمیر است. به همین دلیل سرعت رفع عیب در این سیستم‌ها بالاتر و هزینه‌ی حل مشکل پایین‌تر است.
مطالب مرتبط:
هر چیزی که در رابطه با ویپ باید بدانید
